Parte I: cuando el tiempo productivo lo hacemos basura
Cada uno tiene sus manías personales, y la imagen de la empresa es un espejo de ellas. Pero hay manías que se convierten en defectos crónicos que pulverizan el esfuerzo de todo el equipo, restando calidad, productividad, rendimiento y beneficios. Es decir, hay comportamientos que son realmente actos antieconómicos para la empresa, afectando decisivamente al bolsillo de todos los que trabajan en ella.
Dejando atrás los comportamientos nada éticos y reprobables como el engaño, la usura, la manipulación, el abuso de poder, la corruptela, etc., conviene repasar otras conductas que pueden pasar inadvertidas pero que tienen una importancia directa en la empresa.
Merece un primer lugar la impuntualidad. Ésta es una de las conductas que más daño hacen a la imagen de la empresa. Es más, es un rasgo de nuestro carácter que mostramos antes incluso de que acudamos a una cita, antes de que vean nuestro aspecto personal.
El impacto perjudicial de la impuntualidad es por tanto claro: desde que se llega tarde se genera en los demás un sentimiento negativo pues se percibe que el impuntual desprecia nuestro tiempo, nuestra agenda, nuestro orden. Más tarde se puede despreciar hasta la inteligencia ajena con excusas absurdas.
Ya por tanto nos hallamos ante una percepción negativa de esa persona impuntual, la cual ha de hacer un primer esfuerzo para enervar el malestar generado, para levantar a un nivel aceptable la imagen profesional. Pero ya a veces eso no es posible, pues el cliente pagará nuestros servicios, pero desde luego buscará –consciente o inconscientemente- otro profesional que no le haga perder el tiempo. Tiempo que, o es dinero, o es tiempo que se resta a la familia.
El impuntual siempre llega tarde, y lo curioso es que siempre -salvo los ya caraduras- llegan pidiendo disculpas: el tráfico, el niño, el tren, el aparcamiento, un problema de última hora, una agenda apretada, la lluvia, etc. Como si los demás no tuviéramos esos inconvenientes. Pero lo cierto es que llegar tarde a una cita condiciona el encuentro de forma muy negativa.
En definitiva, la impuntualidad proyecta una clara imagen de falta de credibilidad personal y profesional.
Pero es que en la persona impuntual también hace daño este defecto, pues aunque aquél no lo advierta, el alto nivel de estrés y tensión cuando se llega tarde es evidente, lo que resta capacidad de rendimiento para el resto de la jornada, y aumenta el nivel de cansancio y fatiga diaria. Y así, es frecuente ver a un impuntual desbarrando o malhumorado por llegar tarde achacando su retraso a su apretada agenda, aunque no es cierto su enfado, pues en realidad es él quien ha elegido llegar tarde.
La idea de que “por más que me organizo no consigo ser puntual” no es cierta. Reconozco que de pequeño vivía a un minuto del colegio, y casi siempre llegaba con la hora tan justa que en no pocas ocasiones llegaba tarde.
Por otro lado, frente a la idea de que la impuntualidad es producto de la vida misma por los imprevistos que tiene el día a día, he de expresar que gracias a un programa de alto rendimiento descubrí el poder de la “puntualidad preventiva”, es decir, calcular ciertos tiempos previos que pasamos por alto. Es decir, es necesario tener en cuenta que las calles estarán llenas de coches, semáforos, que hay que aparcar, que una reunión previa puede retrasarse, que quizás desconozcamos la ubicación del lugar concertado, etc. En fin, es el cálculo que se suele hacer cuando se quiere coger el AVE, porque éste no espera.
Otra medida de enseñanza muy eficaz que puede darse al impuntual es comenzar las reuniones a la hora acordada, de forma que el impuntual se acostumbre a que no se le espera, a que no se le excusa, y en fin, que la puntualidad es una virtud esencial en el modo de trabajar en equipo.
Otro defecto que tiene mucho que ver con la impuntualidad es la procrastinación. Es decir, el hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse para ocuparse de otras que son más agradables o que generan más satisfacción inmediata.
De esta manera, en muchas ocasiones vamos postergando esas tareas incómodas, que requieren esfuerzo o que nos dan una pereza enorme. Una llamada a ese cliente brusco y exigente, ese estudio de tareas del equipo que me exige gran esfuerzo mental, ese informe o estudio que necesita mucha concentración, etc.
El procrastinador no atiende esas tareas necesarias, sino que va atendiendo múltiples micro-tareas en su sustitución: contesta a los correos electrónicos, hace una gestión en la calle, ordena papeles, ejecuta una tarea de mero trámite que le resulta sencilla, atiende en exceso a un cliente u otra persona, atiende una llamada que podría derivar a otro del equipo. Y claro, llega la fecha de entrega o de ejecución de lo que es exigible, y lo entrega tarde y mal. Y el problema se acentúa cuando otro tiene que continuar con tu tarea previa, pues en ese caso, todo el mundo se retrasa. En ese caso, la chapuza está servida.
Las pérdidas de tiempo también influyen de forma decisiva. Es decir, si cuando se trabaja se está pendiente del móvil, del grupo de whatsapp, de los continuos correos, de los mensajes de Facebook, etc., evidentemente el trabajo se eterniza. Si a esto le sumamos, el “cafelito” que se alarga más allá de los 40mn, la conversación de quienes elucubran cómo cambiar el mundo, o la charla del último problema personal que –claro- hay que contarlo en horario laboral, el trabajo es que sencillamente no sale para adelante.
La impuntualidad, la procrastinación y las pérdidas de tiempo pueden pues confluir en una ciclogénesis explosiva que a corto plazo mermará en gran medida la capacidad productiva de la empresa, y a medio-largo plazo puede ser decisiva para su supervivencia.
Hace quince años la calidad era un valor añadido al producto. Hoy, la excelencia forma parte de él y es exigida por el cliente.
Seguiremos en el próximo artículo.
